مدیریت پروژه و مدیریت ریسک پروژه

PM & PRM

Project Management and Project Risk Management 

منشاء پیدایش واژه مدیریت (management) در زبان فرانسه با عنوان management به معنی «هنر هدایت و راهبری» است؛ و در لاتین از ریشه manu agere  به معنی «هدایت و راهنمایی کردن بوسیله دست» است. مفاهیمی که از این عبارات برداشت می شود، عمل هدایت و راهنمایی تمام یا قسمتی از سازمان از طریق استقرار و سازماندهی افراد، مالی، مواد و امکانات و سرمایه های فکری به منظور دستیابی به اهداف بیان شده سازمان، به ویژه با حداکثر سازی ارزش برای مشتریان و به این ترتیب بازگشت سرمایه برای ذینفعان است.

پروژه یک تلاش موقت تعهد شده برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه منحصر به فرد است. پروژه ها در حقیقت تعهدی برای رسیدن به اهداف عینی بوسیله تولید محصولات قابل تحویل می باشند. یک هدف عینی به عنوان یک نتیجه در جهت کاری که باید هدایت شود، موقعیت استراتژیکی که باید بدست آید، مطلوبی که باید حاصل شود، نتیجه ای که باید کسب شود، محصولی که باید تولید شود، و یا خدمتی که باید انجام گیرد، تعریف می شود.  یک آیتم قابل تحویل به عنوان یک محصول، نتیجه یا قابلیت منحصر به فرد و قابل شناسایی برای انجام یک سرویس که نیازمند تولید شدن برای تکمیل فرآیند، مرحله یا پروژه است، تعریف می شود. تحویل ممکن است ملموس یا نامحسوس باشد. پروژه ها در تمام سطوح سازمانی تعهد و تقبل می گردند. یک پروژه میتواند شامل یک فرد یا یک گروه شود. یک پروژه می تواند یک واحد سازمانی یا واحدهای چندگانه سازمانی از سازمان های مختلف را شامل شود.

مدیریت پروژه، به کارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های مربوط به فعالیت های پروژه برای رفع نیازهای پروژه است. مدیریت پروژه از طریق به کارگیری مناسب و یکپارچه فرایندهای مدیریت پروژه مشخص شده برای پروژه انجام می شود. مدیریت پروژه سازمان ها را قادر می سازد تا به طور کارا و موثر پروژه ها را اجرا کنند.

نمونه هایی از پروژه ها شامل موارد زیر می شوند:

  • توسعه یک ترکیب دارویی جدید برای بازار،
  • گسترش خدمات راهنمای تور،
  • ادغام دو سازمان،
  • بهبود فرآیند کسب و کار در یک سازمان،
  • دریافت و نصب سیستم سخت افزاری کامپیوتر جدید برای استفاده در یک سازمان،
  • اصلاح یک برنامه نرم افزار کامپیوتری که در یک سازمان استفاده می شود،
  • انجام تحقیقات برای توسعه یک فرآیند تولید جدید،
  • ساخت یک ساختمان، برج مسکونی یا تجاری، پل و جاده،

مدیریت پروژه موثر به افراد، گروه ها و سازمان های دولتی و خصوصی کمک می کند تا:

  • به اهداف کسب و کار دست یابند؛
  • انتظارات ذینفعان را برآورده و رضایتمندی آنها را بدست آورند.
  • آینده قابل پیش بینی تری داشته باشند ؛
  • شانس موفقیت خود را افزایش دهند؛
  • محصولات درست و رضایت بخش را در زمان مناسب تحویل دهند؛
  • مشکلات و مسائل حل نمایند؛
  • به موقع و به جا به ریسک ها پاسخ دهند؛
  • استفاده از منابع سازمانی را بهینه سازی کنند؛
  • پروژه های شکست خورده را شناسایی، بازیابی و یا به آنها پایان دهند؛
  • محدودیت ها (به عنوان مثال، دامنه، کیفیت، برنامه، هزینه ها، منابع) را مدیریت کنند؛
  • اثر محدودیت ها بر پروژه (به عنوان مثال، افزایش دامنه ممکن است هزینه یا برنامه را افزایش دهد) را متوازن نمایند؛ و
  • تغییرات را به شیوه های بهتری مدیریت کنند.

پروژه ها یک راه کلیدی برای ایجاد ارزش و سود در سازمان ها هستند. در محیط کسب و کار امروز، رهبران سازمانی باید بتوانند با بودجه کمتر، زمانبندی کوتاهتر، کمبود منابع و وجود فناوری های سریع تغییر دهنده محیط کسب و کار، اهداف چندگانه سازمانی را پیگیری نمایند. محیط پویای کسب و کار با یک نرخ افزایشی در تغییرات روبرو است.  برای حفظ رقابت در اقتصاد جهانی، شرکت ها مدیریت پروژه را برای تحویل ارزش سازمانی به ذینفعان به طور مداوم به کار گرفته اند.

پروژه های مدیریت نشده یا عدم مدیریت پروژه ممکن است منجر به موارد زیر شود:

  • موعدهای تعهد شده از دست رفته،
  • تحمیل بیش از حد هزینه،
  • کیفیت پایین،
  • دوباره کاری ها،
  • گسترش کنترل نشده پروژه،
  • از دست رفتن شهرت سازمان،
  • ذینفعان ناراضی،
  • شکست در دستیابی به اهدافی پروژه ای که تعهد شده است،

مدیریت پروژه موثر و کارآمد باید به عنوان یک مهارت یا معیار شایستگی استراتژیک در سازمان مورد توجه قرار گیرد. این سازمان ها را قادر می سازد تا:

  • نتایج پروژه را به اهداف سازمانی و کسب و کار گره بزنند،
  • رقابت مؤثرتر در بازارهای خود،
  • حفظ سازمان، و
  • پاسخ به تاثیر تغییرات محیط کسب و کار در پروژه ها بوسیله تنظیم مناسب برنامه های مدیریت پروژه.

با استفاده از فرآیندهای مدیریت پروژه، ابزارها و تکنیک ها، پایه های صحیح برای سازمان ها در جهت رسیدن به اهداف عینی و کلان قرار داده می شود.

زمینه آغاز پروژه. رهبران سازمانی پروژه های خود را در واکنش به عوامل موثر بر سازمان هایشان آغاز می کنند. چهار فاکتور اساسی برای این عوامل وجود دارد که زمینه پروژه را نشان می دهد:

  • برآورده نمودن الزامات قانونی، حقوقی یا اجتماعی؛
  • برآورده نمودن رضایت ذینفعان در ارتباط با انتظارات یا نیازمندی های آنها؛
  • اجرای یا تغییر استراتژی های کسب و کار سازمان یا استراتژی های تکنولوژیکی؛
  • ایجاد، بهبود، یا فی محصولات، فرآیندها یا خدمات.

دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک ساختار سازمانی است که فرایندهای حاکمیت مربوط به پروژه را استانداردسازی و به اشتراک گذاری منابع، روش ها، ابزار ها و تکنیک ها را تسهیل می کند. مسئولیت های PMO می تواند از فراهم نمودن کارکردهای پشتیبانی مدیریت پروژه تا راهبری مدیریت یک یا چند پروژه متنوع باشد.

چندین نوع PMOs در سازمان وجود دارد. هر نوع از لحاظ درجه کنترل و تاثیر آن در پروژه های درون سازمان متفاوت است، مانند:

حمایتی :  PMO های حمایتی از طریق ارائه قالب ها، بهترین شیوه ها، آموزش، دسترسی به اطلاعات و درس های آموخته شده از پروژه های دیگر، نقش مشورتی را در پروژه ها ایفا می کنند. این نوع PMO به عنوان یک مخزن پروژه عمل می کند. درجه کنترل PMO  در این حالت کم است.

کنترلی: PMO  های کنترلی از طریق ابزارهای مختلف حمایت و رعایت الزامات و انطباق ها را فراهم می کنند.. درجه کنترل فراهم شده توسط PMO متوسط ​​است. رعایت ها و انطباق ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • اتخاذ یا به کارگیری کامل چارچوب های مدیریت پروژه یا روش ها؛
  • استفاده از قالب های خاص، فرم ها و ابزار؛ و
  • سازگاری با چارچوب های حاکمیت

دستوری: PMO  های دستوری، مستقیما مدیریت پروژه ها را کنترل می کنند. مدیران پروژه ها به PMO گزارش می دهند. درجه کنترل فراهم شده توسط PMO بالا است.

دفتر مدیریت پروژه ممکن است مسئولیت گستره سازمان را در بر گیرد. PMO در این حالت می تواند نقش حمایتی در همراستایی اهداف  استراتژیک و تحویل ارزش های سازمانی داشته باشد، PMO داده ها و اطلاعات را از پروژه های استراتژیک سازمان یکپارچه می کند و چگونگی تکمیل اهداف استراتژیک سطح بالای سازمان را ارزیابی می کند.PMO  برقرار کننده ارتباط طبیعی بین پرتفولیو ها، برنامه ها، پروژه ها و سیستم های اندازه گیری سازمانی (مثلا کارت امتیازی متوازن) سازمان است. پروژه هایی که توسط PMO پشتیبانی یا اداره می شوند ممکن است به غیر از حالت مدیریت پروژه ها با هم، ارتباط دیگری با یکدیگر نداشته باشند. شکل خاص، عملکرد و ساختار PMO وابسته به نیازهای سازمان است که آن را پشتیبانی می کند.

یک PMO ممکن است که به عنوان یک مقام اجرایی تجمیع و یکپارچه سازی ذینفعان و یک تصمیم گیرنده کلیدی در طول عمر هر پروژه عمل کند تا آن را با اهداف تجاری هماهنگ و همراستا سازد. PMO ممکن است:

  • ارائه دهنده توصیه ها و پیشنهادات،
  • انتقال دهنده دانش هدایت و رهبری،
  • پایان دهنده به پروژه ها، و
  • در صورت لزوم اقدامات دیگری را انجام دهد.

یک کارکرد اولیه PMO این است که از طریق روش های مختلف از مدیران پروژه پشتیبانی کند، که ممکن است شامل موارد زیر باشد:

  • مدیریت منابع مشترک در تمام پروژه های اداره شده بوسیله PMO؛
  • شناسایی و توسعه روش ها و متدولوژی های مدیریت پروژه، بهترین شیوه ها و استانداردها؛
  • مربیگری، مشاوره، آموزش و نظارت؛
  • پایش و نظارت بر انطباق با استانداردهای مدیریت پروژه، سیاست ها، رویه ها و قالب ها با استفاده از ممیزی های پروژه؛
  • توسعه و مدیریت سیاست های پروژه، رویه ها، الگوها، قالب ها و سایر اسناد اشتراکی (دارایی های فرآیندی سازمان) پروژه؛
  •  هماهنگی ارتباطات در سراسر پروژه ها.

مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه شامل فرایندهای برنامه ریزی مدیریت ریسک، شناسایی، تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی پاسخ، پیاده سازی پاسخ و پایش و نظارت بر ریسک در یک پروژه می باشد. اهداف مدیریت ریسک پروژه عبارتند از افزایش احتمال و تاثیر ریسک های مثبت و کاهش احتمال و تاثیر ریسک های منفی برای بهینه سازی کسب موفقیت پروژه.

همه پروژه ها دارای ریسک هستند، زیرا آنها منحصر به فرد هستند و پیچیدگی های مختلفی را در بر می گیرند که هدف آن تحویل سود و مزیت ها است. پروژه ها ایجاد سود را در یک زمینه محدودیت ها و مفروضات انجام می دهند، در حالیکه پاسخ به انتظارات ذینفعان ممکن است که تغییر و تعارض داشته باشند. سازمان ها باید تصمیم بگیرند که ریسک پروژه را به شیوه ای کنترل شده و برنامه ریزی شده  به منظور ایجاد ارزش در حالی که ریسک و بازده را متعادل می نمایند، در نظر بگیرند.

هدف مدیریت ریسک پروژه شناسایی و مدیریت ریسک هایی است که مسائل آنها توسط فرآیندهای دیگر مدیریت پروژه حل نمی شود. در صورت عدم مدیریت، این ریسک ها ممکن است پتانسیلی برای انحراف از برنامه ایجاد شده و دست یابی به اهداف تعریف شده پروژه با شکست روبرو شود در نتیجه، اثربخشی مدیریت ریسک پروژه به طور مستقیم با موفقیت پروژه مرتبط است.

اگرچه مدیریت ریسک به عنوان یکی از حوزه های دانشی مدیریت پروژه دارای فرآیندهای مشخصی در پیکره دانشی مدیریت پروژه است، ( با پیاده سازی مدیریت پروژه به اجبار مدیریت ریسک پروژه نیز پیاده سازی خواهد شد) اما به دلیل ماهیت آن ( مدیریت ریسک تقریبا از تمام مستندات دیگر ابعاد استاندارد مدیریت پروژه در انجام فرآیندهای خود استفاده می نماید) می تواند به عنوان هسته مرکزی مدیریت پروژه به کارگرفته شود؛ و اطمینان حاصل نمود که در سطح بلوغ سازمان با استقرار مدیریت ریسک، مدیریت پروژه نیز استقرار می یابد.

موسسه مشاوره مدیریت قدر پارسیان آماده ارائه خدمات «مدیریت پروژه، مدیریت ریسک پروژه و راه اندازی دفتر مدیریت پروژه در سطوح و انواع مختلف » برای سازمان های دولتی و خصوصی با مناسب ترین هزینه و بهترین کیفیت است.