مدیریت فرآیندهای کسب و کار

BPM

Business Process Management

منشاء پیدایش واژه مدیریت (management) در زبان فرانسه با عنوان management به معنی «هنر هدایت و راهبری» است؛ و در لاتین از ریشه manu agere  به معنی «هدایت و راهنمایی کردن بوسیله دست» است. مفاهیمی که از این عبارات برداشت می شود، عمل هدایت و راهنمایی تمام یا قسمتی از سازمان از طریق استقرار و سازماندهی افراد، مالی، مواد و امکانات و سرمایه های فکری به منظور دستیابی به اهداف بیان شده سازمان، به ویژه با حداکثر سازی ارزش برای مشتریان و به این ترتیب بازگشت سرمایه برای ذینفعان است.

رویکرد فرآیند یک ابزار قوی برای مدیریت است. یک سیستم معمولا از چندین فرآیند متصل به هم تشکیل یافته است: خروجی یک فرآیند به ورودی فرآیند دیگر تبدیل می شود و به همین صورت ادامه می یابد. فرآیندهای با استفاده از چنین روابط ورودی-خروجی به هم “چسبانده” می شوند. هنگام تجزیه و تحلیل هر فرایند، شناسایی ویژگی های هدف خروجی، و ذینفعان ضروری است. نه تنها کاربران نهایی، بلکه تمام گروه های ذینفع درگیر در فرآیند – داخلی و خارج از سازمان – باید در نظر گرفته شود.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار هنر و علم نظارت بر چگونگی عملکرد سازمان برای اطمینان از نتایج باثبات و سازگار، و استفاده از فرصت های بهبود است. واژه «بهبود» بسته به اهداف سازمان می تواند دارای معانی مختلف باشد. مثال هایی از اهداف بهبود عبارتند از: کاهش هزینه ها، کاهش زمان اجرا و کاهش نرخ خطا. قابل توجه است که BPM با بهبود در کل زنجیره رویدادها، فعالیت ها و تصمیمات که در نهایت ارزش به سازمان را به مشتریان خود می افزاید، مدیریت موثر بر سازمان را تحقق می بخشد. این ” زنجیره رویدادها، فعالیت ها و تصمیمات” در سازمان فرآیندهای کسب و کار نامیده می شوند.

یک دیسیپلین (discipline) که در زبان فارسی آن را به کلماتی مثل: شاخه ای از علوم یا یک رفتار برنامه ریزی شده علمی می توان ترجمه کرد؛ یک پیکره دانشی ( Body of Knowledge (BOK) ) است، که اصول و شیوه کار مدیریت و راهبری یک کسب و کار را مورد توجه قرار می دهد. BOK به صراحت، روشنی و قاطعیت اصول و شیوه کاری که برای مدیریت لازم است تا منابع سازمان را به سمت دستیابی به اهداف تعیین شده سازمان هدایت کند، نشان می دهد.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک دیسیپلین مدیریتی است و بر این فرض استوار است که اهداف یک سازمان از طریق تمرکز مدیریت بر فرآیندهای کسب و کار سازمان به بهترین شکل قابل دستیابی است. با توجه به توضیحات داده شده، پیکره دانش مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای ایجاد اصول و روش کار مصرف منابع مدیریت تحت این فرضیه است.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) یک دیسیپلین مدیریتی است؛ و فرآیندهای کسب و کار را به عنوان دارایی های سازمان مورد بهسازی و بهینه سازی قرار می دهد. BPM فرض می کند، اهداف سازمانی از طریق تلاش برای تعریف، مهندسی، کنترل، و تعهد در جهت بهبود مستمر فرآیندها، قابل دست یابی است.

یک مدیریت فرآیندهای کسب و کار موفق دارای چه ویژگی هایی است؟

  • به کارگیری و اجرای صحیح BPM هسته قابلیت های داخلی سازمان است.
  • BPM تحویل ارزش به مشتریان را مورد توجه قرار می دهد.
  • BPM فعالیت های متوالی که به خلق ارزش و انجام کارکردهای سازمان منجر می شود را هدایت می نماید.
  • BPM، چه؟ کجا؟ چه وقت؟ چرا؟ و چگونه کار انجام گیرد؟ و نیز چه کسی مسئول انجام کار است؟ را به دقت مورد توجه و پرسش قرار می دهد.
  • BP، فرآیندهای کسب و کار باید در یک چرخه یا مدل حلقه بسته مدیریت شوند تا یکپارچگی فرآیندها حفظ شده و به توانمند سازی بهبود مستمر منجر گردد.
  • مدیریت فعال و هماهنگ فرآیندهای کسب و کار نیازمند سرمایه گذاری قابل توجه برای توسعه قابلیت های داخلی سازمان است.
  • بکارگیری و اجراء BPM یک تصمیم استراتژیک است و نیازمند حامیان اجرایی قدرتمند برای اجراء موفق آن است.
  • تکنولوژی یک نقش حمایتی برای BPM است، و یک نقش راهنما یا هدایت کننده در اجرای آن ندارد.

شرکت ها و سازمان ها از مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می کنند تا:

  • کاهش هزینه، پس انداز پول، بهبود کیفیت، کاهش ضایعات یا دوباره کاری ها
  • کاهش زمان تولید محصول، افزایش بهره وری، کاهش زمان پردازش و تحویل سفارش، و رضایت مشتری
  • رفع مشکلات در دستیابی به یک هدف، کسب دانش عملکردی و ارزیابی عملکرد در مقایسه با استانداردها و رعایت الزامات
  • اجتناب از شکست فرآیند، استانداردسازی عملکرد کارکنان و افزایش درک یا شفاف سازی یک فرآیند و کمک به آموزش
  • تعریف فرآیند به عنوان صحت و کفایت لازم برای انجام فعالیت تعیین شده وتعیین شفاف ارتباطات فرآیند
  • انتخاب سطح جزئیات و نوع خاص مدل با توجه به انتظارات یک پروژه مدلسازی و نیازمندیهای حل مشکلات کسب و کار
  • تحلیل عملکرد فرآیندها، تعریف تغییرات و درک عملکرد فرآیند با توجه به برنامه های کاری مختلف و یا دیگر تغییرات
  • تعیین نمودن الزامات و نیازمندی های منابع برای توانمندسازی موثر عملیات (مثل: افراد، اطلاعات، تسهیلات و امکانات، اتوماسیون، مالی و انرژی)
  • نقطه شروع مرکزی برای ایجاد درک و شناخت دسته جمعی میان ذینفعان فرآیند، تحلیل فرصت های بالقوه بهبود و تسهیل مباحث و ارتباطات
  • طراحی یک فرآیند جدید یا رویکردی جدید به فرآیند موجود، و مستند سازی تلاش های صورت گرفته برای تعیین الزامات
  • کمک به انجام دهندگان فرآیند در دیدن اینکه چطور ورودی ها و خروجی هایشان بر توسعه ارزش از طریق خطوط کارکردی، تاثیر می گذارد.
  • ارائه نتایج تصمیم سازی های بخشی که ارزش را در فرآیند حداکثر می کنند در مقابل ایجاد بهینه سازی های بخشی

موسسه مشاوره مدیریت قدر پارسیان آماده ارائه خدمات «مدیریت فرآیندهای کسب و کار» برای سازمان های دولتی و خصوصی با مناسب ترین هزینه و بهترین کیفیت است.